يتساءل الكثير في الوقت الراهن حول أبرز القواعد الأساسية التى تنجح هذا الاجراء الذى أصبح فى هذه الآونة اجبارياً وليس إختياريا إلى عقد الإجتماعات والمؤتمرات عن بُعد تجنباً للإختلاط بسبب فيروس كورونا الذى يحصد الأرواح ويصيب الألاف كل دقيقة حول العالم.
وفى السياق ، أصدر خبراء في مجال العمل عن بُعد دليلاً يتضمن 12 قاعدة -نشرها موقع “الامارات اليوم “-أكدوا إنها مطلوبة لجعل مؤتمرات واجتماعات الفيديو، التي تعد من أهم أدوات العمل عن بعد، فعالة وناجحة، وتحقق أعلى إنتاجية وأكبر فائدة للعمل.
وأكد الخبراء من شركة “فليكس جوب” المتخصصة في العمل عن بُعد والتوظيف والعلاقات العامة، تحت عنوان “إيتيكيت مؤتمرات الفيديو”.
وقال إن مثل هذه القواعد موجهة لكل موظف أو عامل ينخرط مع زملائه ورؤسائه أو مرؤوسيه، في مؤتمر أو اجتماع فيديو خاص بالعمل، وتضم 12 قاعدة لنجاح Video Conference الخاص بك ؟
جدول اجتماع واضح
أكد الخبراء بالشركة المتخصصة فى الإجتماعات عن بُعد ، على ضرورة أن يكون لدى كل مشارك جدول اجتماع واضح ومسبق لما سيشارك به في الاجتماع، خصوصاً من دُعي إلى الاجتماع.
واشاروا إلى أنه من الأفضل ألا يتم تحديد موعد اجتماع إذا لم يكن هناك جدول أعمال.
واضافوا انه لا يشترط أن يكون جدول الأعمال طويلاً مفصلاً، بل يكفي تحديد الخطوط العريضة التي تجعل المشاركين يتوقعون ما ستتم مناقشته والمدة التي سيستغرقها.
الأولوية للمستجدات
ذكر الخبراء أنه من الأفضل أن تظل الأمور خلال مؤتمر الفيديو بحسب الهدف المحدد للاجتماع، ولتحقيق ذلك يتعين على المشارك أن يعطي أولوية لما لديه من مستجدات أو تحديثات خاصة بموضوع الاجتماع، وتقديم ذلك على أي شيء آخر، لتحقيق أفضل إنجاز خلال وقت قصير.
الإبلاغ عن الغياب
أكد الخبراء أن الاجتماع في الوقت المحدد يقلل من حاجة الآخرين إلى الانخراط في محادثات جانبية وصغيرة انتظاراً للمشاركين المتأخرين، ويجنّب الجميع تضييع الوقت.
وأضافوا “فإذا كنت لن تحضر الاجتماع، أو إذا كنت ستتأخر، أخبر الشخص الذي يقود الاجتماع بهذا الأمر، عبر بريد إلكتروني أو نص أو تعليق أو خلافه، فالظهور على الفيديو عنصر مهم في آداب المكالمة الجماعية”.
لا تنسحب من الإجتماع فجأة
قالوا إن العديد من منصات مؤتمرات الفيديو الخروج من الاجتماع ببساطة بعد حضور جزء منه، حيث يمكن للمشارك تسجيل خروج، ليختفي اسمه وصورته ولا يعرف أحد، وهذا سلوك غير مقبول.وذلك فلابد من إبلاغ المسؤول أو المشاركين الآخرين بخروجك من الاجتماع.
إختبر كل شئ قبل بدء الاجتماع
أكد الخبراء ان عليك ان لا تنتظر حتى دقيقتين قبل الاجتماع لتسجيل الدخول، بل عليك التأهب للاجتماع قبل موعده بفترة تسمح بالتأكد من وجود إشارة محمول قوية، أو اتصال “واي فاي” للحاسب المحمول وأنه لا يوجد تشويش.
بالإضافة إلى ضرورة التأكد من فاعلية الميكروفون والكاميرا، والتأكد من اتصالك بمنصة الفيديو، وتختبر كل ذلك قبل بدء الاجتماع.
الإستعداد الجيد للاجتماع
قال الخبراء ان من الأشياء السيئة أن تنخرط في مؤتمر فيديو من دون الاستعداد لموضوع الاجتماع، فهذا الأمر يجعل من المؤتمر فرصة ضائعة.
وأكدوا على ضرورة أن يتم تجهيز الملاحظات الخاصة بالموضوع، والمستندات أو المعلومات المتعلقة به مسبقاً.
الإختيار الأمثل للمكان
أكدوا على ضرورة المشاركة فى المؤتمر من مكان هادئ سواء كان سيارة أو مقهى أو بيت .
إبعاد الأطفال والحيوانات الأليفة
أكدوا على ضرورة إبعاد الأطفال والحيوانات الأليفة وأجهزة التلفزيون، وكذلك إيقاف الإشعارات الواردة من الأجهزة المحيطة، عند الدخول في مؤتمر فيديو خاص بالعمل.
التركيز التام
قالوا أنه من الضرورى في مكالمات الفيديو، أن يشعر الجميع بأن الجميع على المسار الصحيح، وفي حالة تركيز ومشاركة بموضوع الاجتماع، وأنهم لا ينشغلون بأشياء أخرى.
جودة الصوت والصورة
أضافوا أنه من الممكن أن يكون لديك اتصال رائع ورؤية واضحة تماماً للمشاركين الآخرين، كأنهم معك في الغرفة نفسها، لكن هذا يعني آن الآخرين لديهم جودة الاتصال نفسها والوضوح نفسه بالصوت والصورة، لذلك لابد أن يكون صوتك قوياً واضحاً، من دون أن يبدو الأمر كأنك تصرخ.
استخدام كاتم الصوت
قالوا انه عليك ان تكون ذكياً في استخدام مفتاح كتم الصوت، لاسيما إذا كنت ممن لا يستقرون أو يجلسون بهدوء لفترات طويلة، فمن غير المحبذ أن يسمع الآخرون أصوات خدش أو أصوات غريبة منك، حتى إذا كنت في مكان هادئ، فالأفضل أن يعرف عنك كثرة كتم الصوت.
الصمت أكثر من اللازم غير محبذ
قالوا ان الصمت أكثر من اللازم خلال مؤتمرات الفيديو ليس محبذاً، ويثير لدى الآخرين شكوكاً وتساؤلات، فلا تنسَ إلغاء كتم الصوت عندما يحين وقت التحدث، وإلا سيري الآخرون فمك يتحرك دون أن يسمعوك.
المصدر:
في الافنتو و فيلكس جوب
